Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij (Hemink Groep B.V., hierna: ‘wij’, ‘ons’ en ‘Hemink’) omgaan met uw persoonsgegevens. We maken onder meer helder welke persoonsgegevens wij verzamelen en voor welke doeleinden wij deze gebruiken. We leggen ook uit welke rechten u heeft ten aanzien van de verwerkingen van uw persoonsgegevens. We vinden het belangrijk dat u hier als klant, als leverancier, als medewerker of als andere betrokkene goed van op de hoogte bent en raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens onder meer wanneer u gebruik maakt van onze diensten, wanneer u bij ons in dienst treedt en wanneer u de persoonsgegevens zelf aan ons verstrekt in het kader van de normale bedrijfsuitoefening. Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens van klanten, leveranciers, medewerkers en overige bij de werkzaamheden en diensten van Hemink betrokken personen worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij:

• duidelijk vermelden voor welke doeleinden en op basis van welke wettelijke grondslagen wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij middels deze privacyverklaring;
• het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Mochten wij in een bepaalde situatie aanvullende persoonsgegevens opvragen, dan leggen wij u helder uit met het oog op welk doeleinde en op basis van welke wettelijke verwerkingsgrondslag wij dit doen;
• uw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat noodzakelijk is met het oog op het verwerkingsdoeleinde of wij daar wettelijk toe verplicht zijn;
• wanneer wij uw gegevens delen, afspraken maken met derde partijen om er onder andere voor te zorgen deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt;
• passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;
• uw rechten respecteren, waaronder uw rechten om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

Als u naar aanleiding van deze privacyverklaring contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via onderstaande contactgegevens.
Telefonisch 088-0454545
(Bereikbaar op maandag tot en met vrijdag van 8.00 tot 17:00 uur)
E-mail privacy@heminkgroep.nl
Post Handelsweg 22, 7451 PJ HoltenGebruik van persoonsgegevens

In het kader van onze bedrijfsuitoefening (in de breedste zin van het woord) verwerken wij uw persoonsgegevens. In beginsel verwerken wij enkel de persoonsgegevens die u ons verstrekt. In bepaalde situaties is het ook mogelijk dat wij uw persoonsgegevens niet rechtstreeks van u, maar van anderen verkrijgen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij een lijst met bewonersgegevens krijgen van een woningbouwcorporatie. Hieronder is een overzicht opgenomen van de categorieën persoonsgegevens die wij van u (kunnen) verwerken, zonder dat wij deze rechtstreeks van u verkregen hebben.

Wij verwerken niet altijd alle onderstaande persoonsgegevens in onze systemen. De verwerking is mede afhankelijk van de goederen en/of diensten die u (direct dan wel indirect) van ons afneemt of aan ons levert als leverancier. Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor zover dit noodzakelijk is voor het doeleinde waarvoor wij deze verkregen hebben. Zo spelen NAW-gegevens van bewoners alleen een rol wanneer wij opdrachten uitvoeren voor onze opdrachtgevers.

Afhankelijk van uw rol en de diensten en/of goederen die u levert of van ons ontvangt kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken die niet rechtstreeks bij u zijn verkregen:

NAW-gegevens;
handelsnamen en functies (alleen van bij ZZP-ers);

• telefoonnummers;
• e-mailadressen;
• geboortedatum;
• gebruikersnamen;
• geslacht;
• IBAN-nummers;
• inloggegevens.

Voornoemde persoonsgegevens zijn afkomstig van woningbouwcorporaties en onderaannemers.

Verwerking van het BSN
Onder omstandigheden verwerken wij het BSN van medewerkers en van eventuele inleenkrachten en door onderaannemers tewerkgestelde personen. Dit doen wij uitsluitend ter uitvoering van een wettelijke verplichting of ter uitvoering van bij wet bepaalde doelen. Zo verwerken wij het BSN in het kader van loonadministratie en in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid en de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN.

Doeleinden
Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor zover dit noodzakelijk is voor een of meer van de volgende doeleinden (mede afhankelijk van uw rol en welke diensten u levert of ontvangt):

1. indien u bij ons in dienst bent of treedt: het bewerkstelligen en (administratief) verwerken van uw indiensttreding;
het voeren en bijhouden van personeelsadministratie en financiële administratie;
het uitvoeren van de arbeidsvoorwaarden;
a. b. c. d. het bijdragen aan en zicht houden op uw persoonlijke ontwikkeling gedurende uwdienstverband;
e. f. het verzorgen van de juiste machtigingen en (interne) registraties teneinde u in staat te stellen gebruik te maken van onze bedrijfsmiddelen (onder meer op het gebied van ICT, telefonie, gereedschappen, voertuigen en werkkleding);
het voeren van verzuim- en ziekteregistratie en het, zo nodig, bewerkstelligen van reïntegratie;
g. de uitvoering van pensioenregelingen;
h. het genereren van mandagenregisters;
i. het beperken van onze risico’s door het afsluiten van verzekeringen;2. indien u als ZZP-er of uitzendkracht voor ons werkt:
a. b. het bewerkstelligen van de totstandkoming van een overeenkomst tussen u en ons (enkel bij ZZP-er);
het uitvoeren van de tussen u en ons of tussen uw werkgever en ons gesloten overeenkomst;
c. het genereren van mandagenregisters, voldoen aan registratie- en identificatieplichten die op ons rusten;
d. het voeren van financiële administratie;

3. 4. indien u als contactpersoon of chauffeur bij onze leveranciers werkt:

a. het onderhouden van contact over leveringen;
indien u afnemer van ons bent en/of als particulier zaken met ons doet en/of als bewoner met ons in aanraking komt:
a. het bijhouden van debiteurenadministratie en innen van facturen;
b. het leveren van onze diensten en goederen;
c. het bijhouden van crediteurenadministratie, betalen van facturen en voeren van financiële administratie;
d. e. het informeren van bewoners over projecten;
het opnemen van contact indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;

5. f. u te informeren over wijzigingen van onze diensten en/of producten;
indien u bij ons solliciteert:
a. het verwerken van uw sollicitatie en, in voorkomend geval, het doorlopen van de sollicitatieprocedure met u;

6. ongeacht uw rol en/of de gekozen diensten:
a. b. het voldoen aan op ons rustende wettelijke verplichtingen;
het beveiligen van onze eigendommen, panden en bouwplaatsen middels
cameratoezicht (enkel wanneer u de door cameratoezicht beveiligde plaatsen betreedt);
het behandelen van (al dan niet verzekerde) schades, voor zover wij daarbij
betrokken zijn en u de benadeelde of belanghebbende bent;
het behandelen en beantwoorden van vragen, klachten en andere berichtgeving die bij ons binnenkomt.

c. d. Verwerkingsgrondslagen
Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor zover op die verwerking een wettelijke verwerkingsgrondslag van toepassing is. Wij baseren onze persoonsgegevensverwerkingen op de hierna genoemde verwerkingsgrondslagen. Op bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens zijn meerdere grondslagen van toepassing.

Noodzakelijkheid voor de uitvoering van de overeenkomst of voor het op verzoek van betrokkene nemen van maatregelen voorafgaand aan de sluiting van een overeenkomst
Wij verwerken uw persoonsgegevens onder meer omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit of om op uw verzoek voorafgaand daaraan bepaalde maatregelen te treffen (bijvoorbeeld in het kader van de sollicitatieprocedure). Zonder deze persoonsgegevens zijn wij niet in staat om aan de verplichtingen voortvloeiende uit de met u gesloten overeenkomst te voldoen.

Indien u de noodzakelijke persoonsgegevens niet aan ons verstrekt, kunnen wij geen overeenkomst met u aangaan.
Deze verwerkingsgrondslag geldt voor de onder 1.a tot en met 1.f, 1.i, 2.a, 2.b, 4.a tot en met 4.c, 4.d,

5.a en 6.c genoemde doeleinden.

Noodzakelijkheid om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust
Ook verwerken wij bepaalde persoonsgegevens omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Zo’n verplichting kan bijvoorbeeld volgen uit arbeids- en belastingwetgeving. Zonder de betreffendepersoonsgegevens zijn wij niet in staat om te voldoen aan deze wettelijke verplichtingen. Dit kan gevolgen hebben voor de aan u geleverde diensten en/of voor onze zakelijke relatie met u.
Deze verwerkingsgrondslag geldt voor de onder 1.a tot en met 1.d, 1.f, 1.h en 1.i, 2.a tot en met 2.d, 6.a. en 6.c genoemde doeleinden.

Noodzakelijkheid voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen
Sommige persoonsgegevens verwerken wij op basis van onze gerechtvaardigde belangen. Ons belang is in dat geval (afhankelijk van de omstandigheden waaronder wij uw persoonsgegevens verwerken) het zo goed mogelijk kunnen verlenen van onze diensten, het kunnen onderhouden van contact met u, het waarborgen van een geschikte werkomgeving en het kunnen verrichten van onze normale bedrijfsactiviteiten. Ook verwerken wij op basis van deze grondslag persoonsgegevens op basis van het belang om onze eigendommen (middels cameratoezicht) te kunnen beveiligen.

Deze verwerkingsgrondslag geldt voor de onder 1.a tot en met 1.i, 2.a tot en met 2.d, 3.a, 4.a tot en met 4.f, 5.a en 6.b tot en met 6.d genoemde doeleinden.

Verstrekking aan derden
Wij geven uw persoonsgegevens uitsluitend door aan derde partijen, als dat noodzakelijk is voor het behalen van voornoemde verwerkingsdoeleinden. In dat kader verstrekken wij de persoonsgegevens van medewerkers en stagiaires, voor zover noodzakelijk, aan:
– CBBS Salarisservice, die voor onze salarisadministratie voert;
– Nationale Nederlanden, onze pensioenverzekeraar;
– opleidingsinstituten voor rijvaardigheid, medische dienstverlening en permanente educatie;
– leveranciers van bedrijfskleding, ICT en gereedschappen;
– ArboNed;
– opdrachtgevers;
– het UWV en
– Centraal Beheer (Achmea).

Daarnaast verstrekken wij in het kader van de Wet Katenaansprakelijkheid ook persoonsgegevens (onder meer mandagenregisters) van uitzendkrachten en ZZP-ers aan opdrachtgevers. Wij verstrekken namen en telefoonnummers van chauffeurs en contactpersonen van leveranciers aan onderaannemers als dat nodig is. Ook kunnen wij persoonsgegevens van bewoners (zoals adresgegevens) aan onderaannemers verstrekken. In het kader van onze debiteurenadministratie kunnen daarnaast persoonsgegevens van debiteuren (die niet of te laat betalen of anderszins de met hen gesloten overeenkomst niet nakomen) worden verstrekt aan onze kredietverzekeraar, Atradius.

Indien met behulp van ons cameratoezicht een strafbare gedraging wordt vastgelegd of een vermoeden daarvan ontstaat, verstrekken wij mogelijk persoonsgegevens aan de politie of andere relevante overheidsinstanties. Mochten wij onverhoopt worden aangesproken voor schade van een ander, dan kunnen wij de persoonsgegevens van de benadeelde en eventuele andere belanghebbenden aan onze verzekeraar verstrekken.

Teneinde te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen verstrekken wij daarnaast – voor zover noodzakelijk – persoonsgegevens aan de Belastingdienst.

Beveiligen en bewaren
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze beveiligingsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Wij verwerken uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het doeleinde waarvoor zij verzameld zijn, tenzij er een wettelijkelangere bewaartermijn geldt of uw persoonsgegevens op basis van een wettelijke verwerkingsgrondslag en ten behoeve van een nieuw doel langer verwerkt mogen worden.

Persoonsgegevens die voor de fiscus van belang zijn, bewaren wij op grond van de fiscale bewaarplicht gedurende 7 jaar. Persoonsgegevens die verwerkt worden in het kader van de personeelsadministratie verwerken wij gedurende 2 jaar na beëindiging van het dienstverband of de werkzaamheden. Persoonsgegevens die wij hebben verkregen in het kader van onze identificatieplicht als werkgever (zoals uw identiteitsbewijs of andere identiteitsdocument) bewaren wij gedurende vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd. Ziekte- en verzuimgegevens bewaren wij gedurende maximaal 2 jaar na afloop van het dienstverband.

Sollicitatiegegevens verwijderen wij in ieder geval 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure of na een daartoe strekkend eerder verzoek, behoudens uw eventuele toestemming om de sollicitatiegegevens langer te bewaren (bijvoorbeeld om op een later moment contact met u op te kunnen nemen). Persoonsgegevens van ZZP’ers en tijdelijk personeel verwijderen wij na afloop van de dienstperiode, met inachtneming van het voorgaande. Cameraopnames (in het kader van camerabeveiliging) bewaren wij tot 4 weken nadat de opnames zijn gemaakt, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is met het oog op de afhandeling van incidenten. Persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van klantvragen en de beantwoording daarvan bewaren wij tot 10 werkdagen na afhandeling van de klantvraag, voor zover daaruit geen nieuwe verwerking als vermeld in deze privacyverklaring volgt.

Voor alle andere door ons verwerkte persoonsgegevens gaan wij uit van de bovengenoemde hoofdregel; wij verwerken deze persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doeleinde waarvoor zij zijn verzameld en worden verwerkt.

Websites van derden
Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van die website, voor meer informatie over de manier waarop zij met uw gegevens omgaan.

Rechten van betrokkenen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens onder omstandigheden in te zien, te corrigeren of te verwijderen en u heeft het recht om te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Daarnaast heeft u recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander te sturen.

Wij wijzen u daarnaast uitdrukkelijk op uw recht om bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigde belang (vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen).
U kunt een verzoek op basis van voornoemde rechten en/of uw bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@heminkgroep.nl.

Identificatie
Om misbruik te voorkomen vragen wij u, bij een schriftelijk verzoek tot inzage, u adequaat te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet niet om op de kopie uw BSN èn uw pasfoto af te schermen. U kunt hier bijvoorbeeld de ‘KopieID’ app voorgebruiken. Ook wanneer u uw aanvraag telefonisch indient, zullen we u aan de hand van de bij ons bekende gegevens moeten kunnen identificeren voordat wij uw verzoek in behandeling zullen nemen.

Wanneer u een verzoek op basis van uw voornoemde rechten bij ons indient, doen wij ons best om ervoor te zorgen dat uw verzoek binnen een maand is afgehandeld. Lukt het ons niet om het binnen deze periode af te handelen, zullen we u daarvan op de hoogte brengen.

Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft daarnaast op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het is aan te raden om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Inwerkingtreding Deze (vernieuwde) privacyverklaring is in werking getreden op 28 februari 2020.

Vragen en opmerkingen
Heeft u vragen en/of opmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op via de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring.